講演会開催において予定参加人数と開催近くの登録人数の差が出てくる場合、登録状況に合わせ逐次会場レイアウト図の変更が必要になります。
弊社ではスタッフ全員がCADソフトを学びｍｍ単位で会場図面を正確に担当者自ら作成致します。
参加人数に合わせ席数の調整、プログラムに合わせステージのサイズ等正確に作成する事で当日会場での調整時間が大幅に短縮出来ます。
弊社の場合、事前に主催者の方と打合せた内容とが開催現場のイメージにギャップがないのは素早く的確に規模に合わせた図面を作成が出来るからこそと考えています。
特に今はコロナ禍でソーシャルディスタンスを取らなくてはいけない為に席のレイアウト・控室レイアウト・受付関係は特に気を使い作成しています。
会場図面確認事項
１：参加予定人数 登録状況により逐次変更
２：プログラム内容 ステージ上レイアウト
３：ファカルティー人数・リザーブ席
４：看板・装飾のサイズ・仕様
５：オペレーション席の規模 プログラムにより機材量・内容が大きく異なる
６：会場内社員用席数・位置
７：同時通訳ブース位置 必要に応じ
８：会場内デッドスペース
９：消防法の確認・避難導線
１０：各控室関係レイアウト
１１：控室から会場への導線
１２：参加者からの特別依頼 車椅子利用席等
１３：ステージ運営の為のデッドスペース
一部ですが上記の項目を私共が会場レイアウト図面を作成する際に確認しながら図面に落し込んでいます。
現在はWEB会議が多地点で開催される為、複数の開催会場図面を作成する必要があり講演会内容により作業も通常の3倍以上になっています。
決して会場から入手する図面ではなく運営のプロフェッショナルとして責任を持つ為に、自ら正確に迅速に作成する事で事前準備と当日のギャップをなくすよう日々心がけています。
今年は弊社もスタッフ間でWEB会議のスタートとなりました。
本来なら新年皆会社で顔を合わせ今年の抱負を伝えるのですが、今年はオンラインでの顔合わせになってしまいました。
画面越しの顔を見ながら元気そうか確認するのですが、やはり難しいですね。
一日も早く直接顔を合わせ躊躇する事なく打合せが出来るのを願うばかりです。
次回は運営マニュアルについて記載させて頂きます。
金子 孝一
